Automatyzacja przepływu dokumentów
Faktury własne, CMR, umowy, paragony, zamówienia. Automatyczny odczyt, walidacja i wpięcie do Twojego systemu (Optima, Symfonia, enova, Subiekt, SAP B1).
Średnio 20–60 godzin miesięcznie mniej ręcznego przepisywania.
Nie jesteśmy alternatywą dla SaldeoSMART ani Optima OCR w biurach księgowych. Robimy inny problem: dokumenty firm, które te biura obsługują.
Co się zmienia
Dzień księgowej, asystentki albo dyspozytora przed i po wdrożeniu.
Przed
- • Skanowanie faktur z dostaw i przepisywanie do ERP, 4 godziny dziennie
- • CMR z transportu wpisywane ręcznie, co tydzień zaległości
- • Zamówienia od klientów (PDF, e-mail, fax) trafiają do Excela, potem do Subiekta
- • Błędy: literówki w NIP-ach, złe konta księgowe, nieaktualne ceny
- • Co miesiąc panika przed zamknięciem okresu
Po wdrożeniu
- • Dokumenty trafiają do skrzynki, dropa albo OCR-a i same lecą do ERP
- • CMR-y czytane automatycznie, walidowane wobec zamówień
- • Zamówienia z różnych źródeł (e-mail, formularz, B2B) lądują w jednym miejscu
- • Walidacje przed zapisem: NIP, numer rachunku, kwota brutto/netto, MPP
- • Człowiek zatwierdza tylko wyjątki. 80% przechodzi automatycznie
Co automatyzujemy najczęściej
Te sześć rzeczy wracają u prawie każdego klienta z produkcji, transportu i hurtu.
Faktury własne
Faktury, które Wy wystawiacie klientom: automatyczna numeracja, weryfikacja kontrahentów, wysyłka przez KSeF lub e-mail.
CMR i listy przewozowe
Odczyt CMR z fotki ze smartfonu kierowcy, walidacja wobec zamówienia, wpisanie do systemu transportowego.
Paragony pracowników
Zwroty kosztów: paragony, faktury z hotelu, taxi. Z fotki do raportu wydatków, potem do księgowości.
Umowy i aneksy
Generowanie umów z szablonów, kontrola wersji, automatyczne przypomnienia o terminach wygaśnięcia.
Zamówienia od klientów
Zamówienia w PDF, e-mailu, formularzach B2B. Odczyt, walidacja stanów magazynowych, eskalacja braków.
Walidacja danych
Sprawdzamy NIP, REGON, numer rachunku (whitelist VAT), MPP, kwoty brutto/netto i kontrahenta w bazie zanim dokument trafi do ERP.
Integrujemy z systemami, które masz
Nie wymagamy migracji ERP. Wpinamy się w to, na czym pracujecie.
Pracujemy też z systemami branżowymi: TMS, WMS, własne dashboardy. Dopytaj na audycie.
Wdrożenia, które już działają
Realne firmy, mierzalne efekty.
Axart Group
Usprawnienie Operacji: Zautomatyzowane Generowanie Umów i Dokumentów PDF dla Axart Group
Axart Group, dynamiczna agencja kreatywna, przekształciła swój uciążliwy proces zarządzania umowami w sprawny, zautomatyzowany przepływ pracy. Wykorzystując centralny arkusz kalkulacyjny jako jedno źródło prawdy, firma automatycznie generuje i dystrybuuje dziesiątki precyzyjnych dokumentów PDF miesięcznie, eliminując wąskie gardła i uzyskując bezprecedensową przejrzystość finansową.
Bezpieczeństwo i RODO
Standardy, których trzymamy się przy każdym wdrożeniu.
Dane klienta hostujemy w UE (Frankfurt, AWS lub Hetzner), nigdy poza Europą. Standardowo podpisujemy NDA przed audytem i umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) przed wdrożeniem. Jeśli używamy modeli LLM, pracują na danych firmy w trybie zero retention (Anthropic, Azure OpenAI Enterprise). Twoje dokumenty nie wracają do treningu modeli. Mamy logi dostępów, ograniczenia per-user i możliwość audytu po Twojej stronie. Detale techniczne i listę podpodmiotów przetwarzających wysyłamy prawnikowi klienta przed podpisaniem umowy.
Cennik wdrożeń
Dwa warianty: krótki start na jednym typie dokumentu albo pełne wdrożenie.
Wdrożenie mini
netto, faktura VAT
- Jeden typ dokumentu, jedno źródło, jeden system docelowy
- Realne dane (próbka 50–200 dokumentów)
- 4 tygodnie od startu
- Raport z mierzalnym efektem
- Decyzja o pełnym wdrożeniu po zakończeniu mini
Dobry wybór, jeśli chcesz najpierw sprawdzić, czy automatyzacja zadziała w Waszym kontekście.
Automatyzacja przepływu dokumentów
netto, fixed-price po audycie
- Wiele typów dokumentów, wiele źródeł
- Pełna integracja z ERP / TMS / WMS
- Walidacje danych, dashboard wyjątków
- Szkolenie zespołu + dokumentacja
- 3 miesiące supportu w cenie
Cenę dostajesz w raporcie z audytu, bez widełek po podpisaniu.
Wdrożenie mini i pełne wdrożenie wymagają przejścia audytu (gwarancja zwrotu).
Częste pytania techniczne
Niech dokumenty same wpadają do systemu
Zacznij od audytu (1 990 zł, gwarancja zwrotu). W 1 dzień dostaniesz wycenę wdrożenia w stałej kwocie.
Lokalnie obecni: Nowy Sącz, Limanowa, Gorlice, Krynica. Realizujemy też zdalnie w całej Polsce.