Usprawnienie Operacji: Zautomatyzowane Generowanie Umów i Dokumentów PDF dla Axart Group
Wyzwanie
Proces obsługi umów w Axart Group stanowił znaczące wąskie gardło operacyjne. Dla każdej nowej umowy członek zespołu musiał ręcznie tworzyć, wypełniać i wysyłać wiele dokumentów PDF do różnych stron. Proces ten był nie tylko czasochłonny, zajmując dni pracy każdego miesiąca, ale także podatny na opóźnienia, które bezpośrednio wpływały na przepływy pieniężne. Z rozproszonymi szczegółami umów w indywidualnych plikach PDF brakowało centralnego źródła prawdy, co niezwykle utrudniało śledzenie finansów i raportowanie. Całe obciążenie pracą spoczywało na jednej osobie, tworząc krytyczne uzależnienie i uniemożliwiając jej skupienie się na zadaniach o wyższej wartości.
Stawiasz Czoła Podobnym Wyzwaniom?
Pozwól nam pomóc Ci pokonać te przeszkody, tak jak pomogaliśmy Axart Group
Uzyskaj Bezpłatną OcenęNasze Rozwiązanie
Wdrożyliśmy solidną automatyzację, która całkowicie przeprojektowała przepływ pracy związanej z umowami. Rdzeniem rozwiązania jest główny arkusz Google Sheet, który służy teraz jako jedno źródło prawdy dla wszystkich danych umownych. Automatyzacja, zbudowana na Make.com, stale monitoruje ten arkusz pod kątem nowych wpisów. Po dodaniu nowej umowy system automatycznie uruchamia wieloetapowy proces: dynamicznie generuje kompletny zestaw profesjonalnych, wstępnie wypełnionych dokumentów PDF na podstawie szablonów. Te pliki PDF są następnie automatycznie wysyłane e-mailem do właściwych wykonawców i jednocześnie archiwizowane w cyfrowym magazynie firmy. Dodatkowoą korzyścią jest to, że scentralizowane dane w arkuszu kalkulacyjnym zasilają teraz interaktywny pulpit nawigacyjny, dając zespołowi zarządzającemu podgląd wartości umów, statusów finansowych i kluczowych wskaźników biznesowych w czasie rzeczywistym.
Technologie i Narzędzia
Harmonogram Wdrożenia
2 tygodnie od początku do pełnego wdrożenia
Rezultaty
Zredukowano miesięczny czas poświęcony na administrację umowami z wielodniowego wysiłku całej osoby do zaledwie dwóch godzin wprowadzania surowych danych.
Wyeliminowano opóźnienia w przygotowywaniu i wysyłaniu umów, zapewniając terminowe fakturowanie i płatności.
Całkowicie uwolniono kluczowego pracownika, umożliwiając mu skupienie się na strategicznych działaniach rozwojowych zamiast powtarzalnej pracy papierkowej.
Scentralizowane dane zapewniają interaktywny pulpit nawigacyjny do śledzenia wartości umów i kondycji finansowej na żywo.
Zautomatyzowane wypełnianie danych z jednego źródła prawdy praktycznie wyeliminowało błędy ręcznego wprowadzania.
Chcesz Podobnych Rezultatów dla Swojej Firmy?
Zobacz, jak możemy pomóc Ci osiągnąć porównywalne ulepszenia
Rozpocznij Swoją TransformacjęCo Mówi Nasz Klient
"Ta automatyzacja nie tylko zaoszczędziła nam czas; fundamentalnie zmieniła sposób, w jaki działamy. To, co kiedyś było ciągłym źródłem stresu i opóźnień, jest teraz procesem, który działa bezbłędnie w tle. Nasze przepływy pieniężne są bardziej przewidywalne, a posiadanie pulpitu nawigacyjnego naszych umów na żywo dało nam poziom kontroli, którego nigdy wcześniej nie mieliśmy. To naprawdę uratowało sytuację."
Gotowy na Osiągnięcie Podobnych Rezultatów?
Dołącz do Axart Group i setek innych firm, które przekształciły swoje operacje dzięki automatyzacji AI.
Szybkie Wdrożenie
Uzyskaj rezultaty w tygodniach, nie miesiącach
Sprawdzone Rezultaty
Potwierdzone sukcesami wdrożenia
Wsparcie Ekspertów
Dedykowany zespół na każdym etapie Twojej podróży
Zaufany przez firmy z różnych branż:
Więcej historii sukcesu
Odkryj, jak inne firmy zostały zrewolucjonizowane dzięki automatyzacji AI